档案管理工作流程图（图解工程项目档案资料管理）

基本建设工程档案分成基本建设办理手续、招标管理、采购管理、竣工资料目录、竣工图纸、结算资料、工程图纸电子文件等七一部分，如下图3.16所显示。

新建工程的竣工资料目录依照《南昌基本建设工程文件归档方法》规定存档，藏于南昌城市建设档案馆，并且于质量监督工程验收30日之运行内存于校档案馆。

政府采购招标工程项目的竣工资料目录由基建处承担搜集整理，预算结束后30日之运行内存于院校档案馆或政府部门所规定的档案馆。竣工资料目录统一预算送审材料。

零小维修项目的竣工资料目录由基建处承担搜集整理并归档，竣工资料目录统一预算送审材料。

背景资料：《江西城市基本建设档案管理条例》

江西城市基本建设档案管理条例

第一条为加强我国城市基本建设档案管理方法、保护与运用，依据《中华共和国档案法》《基本建设工程品质管理办法》等有关法律、政策法规，结合本省实际，制定本办法。

第二条省内行政区域内城市基本建设档案的搜集、梳理、工程验收、移交、接受、存放、运用等目标管理，可用本办法。

第三条本办法所称城市基本建设档案（下称城市建设档案），指的是在城市建设与目标管理上直接所形成的，对人民以及社会具备保留使用价值的句子、工程图纸、数据图表、声象、电子文件等各类媒介文件材料。

第四条城市建设档案管理方面理应遵照统一领导、统一标准、集中化存放、分类管理跟谁产生谁来管原则，维护保养城市建设档案的一体化与安全，有利于社会发展各个方面的运用。

第五条省级以上住房和城乡建设主管机构承担主管机关里的城市建设档案管理方面，业务中受平级档案主管机构的管理、具体指导。

城市建设档案监督机构（下称城市建设档案馆）承担所辖区域内城建档案的工程验收、搜集、存放和出示运用。

省部级城市建设档案监督机构承担省部级住房城乡建设主管部门有关城市建设档案的搜集、存放和出示运用。按照有关规定适度对省内行政区域内关键城市基本建设档案电子数据开展备份数据储存，为了应对城市突发性事件提供帮助。

第六条城市建设档案馆关键管理方法以下档案材料：

（一）各种城市基本建设工程档案：

1.工业生产、工业建筑工程，包含工厂、城镇住宅、商业服务、行政机关、院校、社会公益事业以及其它商业建筑工程等；

2.城市基础设施工程，包含城市路面、城市广场、地下停车场、公路桥梁、隧洞、隧道施工、排水管道、废水处理、地底公用设施及附属设施的土建工程、管路、安装设备工程等；

3.公共基础设施建设工程，包含街道绿化、道路照明、供电、天然气、供热工程等；

4.交通基础设施工程，包含加气站、加汽站、充电桩、公共性交通场站、远途客运场站、铁路线运输场站、海运集装箱运输场站、城市轨道、民航机场、海港、港口、观光索道、空中缆车工程等；

5.园林景观工程、名胜古迹基本建设工程，包含城市绿化、生态公园、动物园、动植物园、游乐场、专类园、旅游景区、代表性设备、雕塑作品工程、城市古代建筑、历史文化建筑、历史风貌工程等；

6.市容环境卫生设施建设工程，包含公厕、垃圾中转站、垃圾处理场、生活垃圾处理以及其它关键自然环境卫生设备工程等；

7.城市防汛、抗震等级工程；

8.融合工业建筑建造的地底空防工程；

9.军民共建工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区之外的穿越重生市区的地下管道迈向及有关隐敝工程的具体位置；

10.翠绿色、智能化、聪慧、绿色住宅工程和海棉城市、城市常规体检（同修）工程、选用BIM技术性工程等。

（二）各种城市地下管道工程，包含城市供电、排水管道、天然气、供热、电力工程、电信网、工业生产等地下管道工程，及其城市地下综合管廊、沟槽开挖工程等。

（三）城市建设系统各学科管理部门（包含城市勘测、城市设计方案、消防安全、工程施工、工程监理、园林景观、清洁卫生、市政工程、公共、房地产业等管理部门）所形成的业务技术档案。

（四）相关城市基本建设、的管理法律法规、研究成果和城市面貌历史资料。

（五）住房城乡建设部、我国档案局确定的许多城市建设档案材料。

第七条基本建设单位为基本建设工程工程项目的直接责任人，对基本建设工程档案编写、产生、工程验收、移交等相关工作负总责，与此同时施工单位、勘测、设计方案、工程施工、工程监理等责任单位并对编写所形成的工程文件材料信息真实性、完好性、实效性、易用性负一辈子义务。在工程竣工验收合格后，施工单位承担向工程所在城市城市建设档案馆移交一套符合标准工程档案。

被叫停、缓建的项目建设工程档案，暂由建设单位存放。

施工单位被吊销的项目建设工程档案，应向上级领导主管部门或是本地城市建设档案馆移交。

第八条项目建设交付使用之后进行改造、改建或者是对关键部位进行更换的，施工单位理应施工部署、施工企业按实改动、填补和优化原基本建设工程档案；涉及到结构与平面布置图变化的，理应再次编写竣工资料和工程档案，在工程竣工验收合格后到原城市建设档案馆移交。

第九条地底建（构）筑物、管道工程竣工验收合格后，施工单位理应按照规定向城市建设档案馆申报包含竣工测量成效等在内的工程档案。

供电、排水管道、天然气、供热、电力工程、通讯器材等城市地下管道技术专业管理部门，应该将变更、损毁、漏测的部分地下管道档案立即改动填补到本部门地下管道技术专业图中，并立即向城市建设档案馆移交。

城市地下管线普查和补测补绘所形成的地下管道档案，必须在调查、测绘工程完成后3个月内向型城市建设档案馆移交。

第十条建设系统各学科主管部门所形成的业务流程管理和业务技术档案，凡具备保存起来意义的，在单位存放应用1至5年之后，按本办法所有向城市建设档案馆移交。有长久储存意义的档案，由城市建设档案馆依据城市的建设应该选择接受。

第十一条申报、移交城市建设档案理应满足以下要求:

（一）档案应是正本，按照相关规定容许申报团本或是影印件的，影印件理应标明正本的储存处，而且盖上正本储存单位印章。

（二）档案具体内容真正、详细、合理、可以用。竣工资料与工程实体线相符合，样图清楚，盖章手续完备。

（三）移交基本建设工程档案时，理应同歩移交纸版档案、电子器件档案、声象档案。基本建设工程归档文件包含工程启动阶段文档、工程监理文档、工程施工文档、竣工资料和竣工验收文件。

（四）电子器件档案内容是与纸版档案一致，声象档案理应主题明确，具体内容详细，图象平稳、界面清楚，颜色真正。

（五）选用建筑信息化实体模型（BIM）科技的基本建设工程新项目，BIM技术文档应该和工程档案一并搜集移交存档。

（六）档案的梳理编写合乎相关技术标准，档案配件合乎国家行业标准。

（七）合乎技术标准的其他条件。

第十二条除法律、行政规章另有规定的，做为政务服务事项申请办理的依据电子证照，及其盖上电子签章、电子签字的电子文件原材料，能够不会再以纸质版方式存档和移交，合乎档案管理规范的电子文件直接以电子器件方式存档，电子器件档案与纸版档案具备同等法律效力。需要把电子文件转换成纸质文件存档存放的，转化的纸质文件无需要再次实体线签字、盖公章。

城市建设档案馆应积极搞好与政务服务中心组织、建设系统各个行业、对标管理单位的协调管理连接，确立有关电子文件归档管理规定，通畅电子文件移交存档方式，强化建设工程联合验收审批服务系统及对标管理单位业务管理系统相关电子文件原材料的搜集存档工作中，逐步推进电子文件数据信息向城市建设档案馆立即消息推送移交存档。

涉及到保密的地下管道、测绘成果等电子器件档案材料，应严格执行我国保密要求开展运转和存档。

第十三条电子器件档案理应由来靠谱、程序规范、因素合规管理。电子器件档案移交可以采取线上移交或线下移交。移交电子器件档案时，应当通过合乎安全管理要求网络的或是存储设备。

城市建设档案馆需对接收到的电子器件档案进行检验，保证电子器件档案的可以用安全度。

第十四条纳入城市建设档案馆接受区域范围工程，城市建设档案馆应当按照基本建设工程完工联合验收的相关规定对工程档案开展工程验收。

第十五条依据工程项目建设审批制度改革相关精神实质，基本建设工程档案工程验收审批事项合乎承诺制的需求，是不是选用告知承诺形式申请办理，由建设单位自行挑选。

第十六条住房和城乡建设主管机构理应在江西政府门户网站（工程建设项目审批智能管理系统）、单位网址、单位办公场地、“一窗受理”对话框等管理平台、场地，发布“基本建设工程档案工程验收通知单”（下称通知单）（款式详见附件1），“基本建设工程档案工程验收审核保证书”（下称保证书）（款式详见附件2）等服务指南和申请表格单，有利于申请者查看免费下载。

第十七条城市建设档案馆应按照下列程序流程进行基本建设工程档案检查验收：

（一）在联合验收前，为有需要的施工单位给予工程档案工程验收具体指导服务项目。

（二）接到工程档案验收申请后，3个工作日后进行核查，并给出审理建议。

基本建设单位申请承诺制申请办理批准的，应当提交签订的“保证书”。

（三）自申报审理起，7个工作日后，明确提出“达标”或“整顿”的验收意见（款式详见附件3）。明确提出“整顿”观点的，应一次性告知整顿内容与规定，整顿后申请办理再次工程验收。

（四）工程档案工程验收成功后，应申请办理工程档案移交接受办理手续，打印出移交目录清单，出具“工程档案工作交接文据”。文据格式要求必须符合《档案工作交接文据文件格式》（GB/T13968）。

（五）对挑选承诺制申请办理批准的施工单位开展事后监管，对虚假服务承诺和违背约定的，明确提出限期整改规定，对贷款逾期不予整顿或是整顿后仍然不符合条件的，撤消原工程档案工程验收确定，并给出对施工单位和有关参建单位依规执行行政许可和采用信用惩戒对策的意见建议。

第十八条纳入城市建设档案馆接受区域范围基本建设工程，按以下要求进行工程验收：

（一）基本建设工程归档文件原材料齐全有效、详细、合理、可以用。

（二）纸版档案梳理立卷是否满足现行标准《基本建设工程文件归档标准（GB/T50328）。

（三）基本建设电子文件和电子档案是否满足现行标准《基本建设电子文件与电子器件档案管理制度》（CJJ/T117）。

（四）数码相片档案是否满足现行标准《数码照片归档与管理规范》（DA/T50)；同步录音录像档案是否满足现行标准《同步录音录像档案管理制度》（DA/T78）。

第十九条施工单位应按以下步骤进行工程档案工程验收准备工作：

（一）在工程施工前，阅读文章“基本建设工程档案工程验收通知单”，熟练掌握基本建设工程文件编制、产生，及其工程档案存档梳理、工程验收、申报移交等相关规定和标准规范。

（二）在工程招标会及与勘测、设计方案、工程施工、工程监理等有关单位签署合同或填补签订合同时，应确立竣工资料编制单位，工程档案编写义务、编写户数、编写花费，及其纸版档案、声象档案、电子器件档案编制申报规定，保证工程档案的搜集、编制与工程进展同歩。

（三）承担工程启动阶段、工程验收环节归档文件原材料编制、产生、搜集、梳理、立卷。

（四）在工程建设中，具体负责对勘测、设计方案、工程施工、监管等多方责任单位的工程文件材料编写产生、工程档案梳理立卷、平时存档存放等相关工作，进行监管、定期检查分阶段工程验收。

（五）地下管道工程填土前，依规授权委托取得相应资格的工程测绘单位开展完工测绘工程，产生精确的完工测绘数据文件或管道工程测绘图等精确测量成效，一并梳理移交存档。

（六）在工程竣工验收前，负责组织检查项目归档文件材料是否齐全完整、是否真实可靠、是否签章齐备；竣工图是否与工程实际相符；工程纸质档案、电子档案、声像档案是否按照相关规范整理。根据工作需求，决定是否申请城建档案馆等相关部门给予指导服务。

在竣工验收时，负责组织由各方责任单位参加的工程档案竣工验收，并形成建设项目工程档案验收结论。

（七）在申请联合验收审批时，提出工程档案验收申请，经城建档案馆受理，取得“建设工程档案验收意见书”。验收意见为“整改”的，应完成整改后申请重新验收。

（八）在工程竣工备案前，负责向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案，工程决算、备案审批等后期归档文件资料应在竣工验收合格后3个月内移交完毕。

（九）选择告知承诺制办理审批的，按照要求填写“承诺书”，签章后递交城建档案馆或工程建设项目审批综合服务窗口，或通过工程建设项目审批管理系统递交。

第二十条城建档案馆应当采取下列措施保管保护城建档案:

（一）建立科学地管理制度，逐步实现档案保管规范化、标准化。

（二）配置适宜安全保管档案的专门库房，配备防火、防盗、防潮、防高温、防光、防有害生物、防尘、防磁等必要设备和消防报警系统装置。

（三）配备城建档案管理信息系统，采取科技手段、运用信息技术，保障电子档案信息移交接收和馆藏档案安全保管保护工作的正常开展。

（四）推进传统载体档案数字化，存储的电子档案载体存放环境应当符合信息安全要求，对重要档案实行异地容灾备份管理。

（五）建立城建档案资料目录数据库、信息资源数据库，积极开发编研城建档案信息资源，主动为社会提供服务。

第二十一条对涉密城建档案的保管、密级变更、解密和销毁，应当按照国家有关法律、法规规定办理。

第二十二条城建档案馆在委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务时，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。严格遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。

第二十三条公民、法人、其他组织凭身份证、工作证、介绍信等合法有效证明，依法可以利用已开放的城建档案。申请利用涉及国家保密和知识产权保护的城建档案，按照国家有关法律、法规的规定办理。

第二十四条向城建档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有利用优先权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，城建档案馆应当维护其合法权益。

第二十五条城建档案馆出具的档案复制件，应当按照规定加盖城建档案馆印章。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第二十六条城建档案馆应当建立健全档案查询利用管理制度。利用档案时，利用者和城建档案馆工作人员，应当遵守国家有关保密和档案管理制度，不得泄密、损毁、涂改、伪造、擅自复制和公布城建档案。

第二十七条违反本办法的规定，按照有关法律、法规、规章的规定进行处理。

第二十八条本办法自发布之日起施行。