给领导打电话的10个实用技巧,请牢记

2024-01-10 10:02:34 职场攻略 投稿:一盘搜百科
摘要1.何时打电话?给领导汇报工作不是所在的事情都用电话,很多时候不急的事情可以用短信表达。以下情况要注意不能打电话:(1)领导休息的时候,一般中午1:00~2:00之间没有特别重要的事情

1.何时打电话?

给领导汇报工作不是所在的事情都用电话,很多时候不急的事情可以用短信表达。

以下情况要注意不能打电话:

(1)领导休息的时候,一般中午1:00~2:00之间没有特别重要的事情,最好不要打电话。

(2)领导参加重要会议时,万一领导忘了将手机关开到静音或者关机,铃声一响,影响整个会场就很不好了。

在这两种情况下,首先是将重要且急需处理的问题编成短信,提前发送给领导。

编辑短信要注意:

一是简洁明了,重要突出问题如何解决?

二是表达事情要分层次。可以分为1.2.3.点,分项表述事情要点,最后给出请示事项。给领导发短信,一定要排版,切记!一堆字发给他,他看半天也头疼。

2.何种事情必须打电话?

(1)如果遇到特别紧急的情况、重要消息或者突发紧急事件,还是需要马上汇报的,这时就要注意方法和技巧。如果领导在开会,通过办公室了解到领导开的什么会,在什么地方,要和开会单位工作人员立刻联系,商量如何将重要消息第一时间报告给领导?

(2)如果是领导急于了解和掌握的情况,并且事先做过交代过的事情,就必须在知道情况后尽快打电话报告,哪怕是在休息的时候,也要尽快报告。

这种情况,有时候和领导个人的工作习惯有关,有些领导他中午必须休息,或者晚上11点之后他接到电话会很不高兴,因此你在平时工作中也要注意了解领导的一些工作习惯,以免把好事办成了坏事。

 

给领导打电话的10个实用技巧,请牢记
 
 
 

3.第一句话的语言技巧

第一句话,要称领导职务,并简要说明汇报事项。比如王主任,今天下午的会议时间推迟了。再具体说明事情的缘由和事项,不要啰啰嗦嗦一大堆,要分层次,有逻辑性的汇报清楚。

4.涉及保密的情况汇报

如果汇报的事情领导并不方便让他人知道,或者不能在其他人的情况下答复,那么你的第一句话就应该说“您现在说话方便吗?”

这时,领导已经明白你要问的问题,其他人不易听到,他心里已经非常清楚,你汇报的问题是比较隐私或者保密的问题。

 

5.汇报中的答复用词

不要用喂、嗯、啊这一类,让人感觉没有礼貌或者是敷衍的单个词;而应该使用“知道了、明白了、好的、是的。”让对方能够明确知道你在认真听电话的态度。

6.汇报问题要简洁

给领导汇报工作,特别是用电话的方式要注意,节约时间,思路清晰,语言简洁,一定要打好腹稿,分好层次,不要胡子眉毛一把抓,这样领导听了半天都不知道你在说什么。

实在没有经验,就可以按照结果、缘由、经过这个思路给领导做简要汇报,让他知道汇报的目的是需要他拿主意、定方向。

7.汇报问题要客观

由于是电话汇报,说话的语气一定不能够太急躁,一定要尊重客观事实,不能够带有主观感情色彩,更不能够添油加醋,当涉及到某个事情的发展状态时,有问题说问题,尽量不要对某个人做评价。

特别注意一些小事,不要经常打电话,不急的事实在解决不了的,可以短信或者等他到办公室再说。

8.领导做完重要指示最好重复一遍。

一般需要很急的电话请示的事情,都是很重要的事情。由于没有面对面,你要重复说一遍领导的意思,比如“您刚才说的这几点:一是……二是……三是……您看是我理解的对不对?”

这样才能保证把事情办理正确,不要因为领导很着急就匆忙挂电话,没有正确理解反而会弄巧成拙。当然,如果领导有很急的事情,不便再接听电话,就只有先把电话挂了。

9.特别重要事情需要面谈,不要用电话

在工作当中,有些事情是特别重要机密的,或者是自己做错了事情情况下,就最好通过面谈的方式来解决。机密的事情是不能通过电话,防止泄露;自己做错的事情要当面做自我批评,才能够表明自己的态度,因此,在用电话汇报时要对事情做全面了解,思考清楚再做选择。

10.不要先挂电话

这是一个看似简单的细节,但是却是非常重要的一个环节。

两个原因:一是有可能他指示的内容还需要做补充,如果你先挂了电话,领导有什么又想起的内容,还没有来得及讲;二是领导先听到你挂电话,一片忙音,显得你也没有礼貌,不尊重他。

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