商务书信写作要注意什么？,商务书信的书写格式

摘要1。切忌主客不分或模糊。　2。句子不要零碎。例子: He decided not to audit the last ten contracts。 Because of our previous ob

　1。切忌主客不分或模糊。　2。句子不要零碎。例子: He decided not to audit the last ten contracts。 Because of our previo

商务书信写作要注意什么？,商务书信的书写格式插图

us objections about compliance。
   两个句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance。　　3。结构对称,令人容易理解。
  例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings。
   应改为: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract。　　4。单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。
  例如: An authorized person must show that they have security clearance。应改为 Authorized persons must show that they have security clearance。
   　　5。动词和主语要呼应。想想这两个句子的分别: 1。 This is one of the public-relations functions that is under-budgeted。 2。 This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted。
   　　6。时态和语气不要转换太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。　　7。标点要准确。例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment。
   应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment。　　8。选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
   　　9。拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。　　10。大小写要注意。除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately。外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

商务书信写作要注意什么？,商务书信的书写格式插图1

外贸商务信函有哪些写作特点？

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

1、口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

2、语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

4、简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

5、回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

6、标题。